DMS – Cosa è e come funziona la Gestione Documentale Integrata 

Document Management System
Il DMS, acronimo per Document Management System, è l’estensione che WinAbacus offre per affrontare e risolvere il tema della gestione documentale in azienda. Si tratta di un tema poco approfondito ma di enormi dimensioni, che coinvolge tutti i processi aziendali, dalla produzione alla gestione contabile e amministrativa e di notevolissimo impatto.

Tutte le aziende hanno la necessità di “gestire” i propri documenti, sia che si tratti di documenti elettronici che di documenti cartacei. Alcuni sistemi di gestione documentale hanno proposto in passato possibilità di digitalizzazione dei documenti cartacei, nel tentativo di abolire il continuo ricorso agli archivi fisici.
Ma la gestione documentale non riguarda solo i documenti cartacei.
Anzi, oggi la disponibilità di sistemi informatici di rete ha ingigantito la problematica.
Alla necessità di archiviare i documenti cartacei si aggiunge l’enorme mole di documenti che nascono in formato elettronico.
Un semplice esempio può essere fornito pensando ai messaggi di posta elettronica.
Fino a quando questi messaggi sono inviati a persone singole tutto va bene. Ognuno, all’interno del proprio client di posta, organizza come meglio crede i propri messaggi.
La questione si complica quando il messaggio e-mail è diretto ad un ufficio, che coinvolge diverse persone o diversi uffici all’interno della stessa azienda.
Seguiamo l’iter di un ipotetico ordine arrivato via e-mail, in una azienda di medie dimensioni.
Arriva l’ordine direttamente all’impiegata addetta all’ufficio vendite e viene quindi “imputato” nel sistema gestionale aziendale per iniziare così il proprio cammino.
Una volta definita la disponibilità della merce il magazzino provvede alla spedizione di quanto ordinato.
Successivamente, sulla base di quanto immesso nel sistema gestionale avviene la fatturazione con tutto ciò che ne consegue.
L’ordine originale, in formato di e-mail è rimasto sul pc della nostra impiegata, all’interno del suo client.
Successivamente l’ufficio amministrazione ha necessità di verificare l’ordine originale, l’e-mail che si trova nel client di posta elettronica sul pc della nostra impiegata.
Normalmente tutto si risolve con una o più telefonate, alla ricerca dell’ordine originale che non è visibile all’interno del sistema gestionale. Anche nel caso in cui l’impiegata sia stata particolarmente solerte, avrà salvato una copia dell’e-mail in una certa posizione che è necessario conoscere a priori.
È cosa di tutti i giorni sentire nelle aziende la domanda tipo “dove hai salvato quel file ?” oppure “dove posso trovare quel tale documento ?”
Chiunque abbia esperienza nella gestione di una azienda sa quanto è importante poter condividere i propri dati e le proprie risorse senza continuamente dover chiedere.

Gli attuali sistemi informatici offrano memorie sconfinate ed enormi possibilità gestionali. Le aziende normalmente non riescono ad utilizzare queste possibilità, supplendo alle carenze tecniche e organizzative con tanto lavoro “manuale” e tanta buona volontà.
Uno tra i grandi problemi è costituito dalla definizione a priori delle risorse che saranno necessarie per gestire l’azienda, come dovranno essere organizzati gli archivi per poter essere utilizzati proficuamente.
Ad esempio nessuno si chiede “come organizzerò la base dati dei clienti”, perché normalmente il sistema gestionale offre un database (per l’appunto una base dati) già organizzato, dove è possibile inserire i dati significativi del cliente. Il problema nasce immediatamente se ad esempio, per ogni cliente dobbiamo raccogliere altri documenti quali un contratto di collaborazione o particolari condizioni di acquisto in un documento sottoscritto, fax e altre comunicazioni in arrivo e in partenza. Dove e come salvare queste informazioni in modo da poter condividere queste informazioni con gli altri operatori senza rinunciare alla necessaria discrezione e alla privacy ?
Si pensi inoltre ai dati e ai documenti che si devono utilizzare per la gestione delle banche, dei dipendenti, dei fornitori. Per le aziende di produzione ci sono ulteriori necessità legate a documenti di specifica tecnica così come a disegni tecnici che devono essere reperibili rapidamente dai diversi reparti.
In realtà ogni azienda, nella sua specificità ha necessità di gestire in modo appropriato questa documentazione.

Nonostante il sistema informatico contenga già in sé le possibilità per una corretta riposta alla problematica, i normali sistemi gestionali nell’area PMI non offrono una specifica soluzione, ignorando completamente la tematica.
La maggior parte delle aziende non hanno neppure l’idea che “un modo migliore di gestire la propria azienda è possibile”. WinAbacus® è l’unico sistema gestionale in Italia che oggi offre soluzioni reali ed immediatamente praticabili anche per la piccola e media impresa che non può permettersi i costi dei grandi sistemi gestionali.

La soluzione WinAbacus offre le medesime caratteristiche dei grandi sistemi utilizzati in realtà industriali multinazionali, dove la condivisione controllata delle informazioni risulta vitale.

WinAbacus offre un completo sistema organizzativo di base, già all’atto della prima attivazione del modulo DMS. 
Per ogni area di competenza WinAbacus predispone un sistema organizzativo di default, autoconsistente e trasportabile.

La radice del sistema si situa automaticamente laddove si trova la base dati del sistema installato, sul server aziendale.
Da quel punto viene costruito un intero albero, con percorsi organizzati e congruenti rispetto alle diverse esigenze.
Per ogni processo aziendale WinAbacus predispone in automatico un percorso, un insieme di directory in grado di accogliere i documenti in modo omogeneo, organizzato e indipendente.
Al di là della comoda configurazione di default, è possibile configurare liberamente il sistema secondo le necessità aziendali.

Un responsabile esperto di sistemi informativi potrebbe quindi configurare il DMS per utilizzare aree dati riservate, anche su server differenti, in modo da differenziare accuratamente gli accessi in base alla tipologia dei dati trattati.
Così ad esempio potrebbe essere predisposta su uno specifico server (percorso) l’area per i dati relativi alla produzione, ivi inclusi disegni tecnici e distinta base, mentre in un luogo completamente differente potrebbero risiedere dati e documenti relativi al personale dipendente che, per altro, sono sottoposti a particolari regime di riservatezza dalle recenti norme sulla privacy.
Per ogni area dati WinAbacus consentirà, laddove necessario, di configurare i diritti di accesso alla specifica area, utente per utente.
È importante sottolineare che il sistema DMS può accettare percorsi e strutture pre-esistenti.
Se ad esempio in una azienda sono già attive aree in cui vengono raccolti file e documenti, queste stesse aree potranno in linea di massima essere utilizzate per futuri utilizzi.
Laddove i dati abbiano una validità solo nell’anno di competenza, WinAbacus creerà automaticamente la struttura anno per anno.
In ambiente multiaziendale ovviamente il DMS si predispone automaticamente per suddividere i dati tra le diverse aziende senza necessità di ulteriori configurazioni, lasciando sempre la libertà all’amministratore del sistema di decidere altre strutture.

WinAbacus offre un ambiente completo e integrato, dal quale è possibile pilotare direttamente la maggior parte delle attività. All’installazione WinAbacus intercetta automaticamente la presenza degli applicativi Office così come la connessione a internet configurando nella barra di comando appositi pulsanti per l’accesso facile e immediato alle diverse funzionalità senza abbandonare l’ambiente di lavoro.
È possibile aggiungere facilmente alla barra di comando altri programmi, come ad esempio l’accesso ad uno scanner per documenti. Immaginiamo ora la nostra impiegata dell’ufficio commerciale che riceve l’ordine via e-mail.

Prima considerazione
il sistema DMS offre un modello Word che può essere liberamente distribuito ai propri clienti per l’inoltro di ordini.
In questo caso l’ordine può essere acquisito direttamente dal client di posta semplicemente “facendo doppio click”. Il sistema analizza l’ordine e trasferisce i dati in esso contenuti al sistema, senza necessità di ulteriori digitazioni.
Questo sistema ha consentito ad alcune aziende di liberare le energie un tempo dedicate alla immissione degli ordini nel sistema per utilizzarle in attività più creative e strategiche.
È come avere a disposizione un dipendente in più senza averne il costo.

Seconda considerazione
Resta la necessità di salvare l’e-mail originale per una successiva consultazione. Si immagini che il nostro cliente potrebbe aver inserito delle note libere all’interno dell’ordine. Molti ordini per di più sono ancora gestiti via fax o attraverso moduli cartacei che vengono consegnati dalla forza vendita. Nel caso di e-mail la nostra impiegata può salvare una copia della e-mail direttamente nella struttura DMS semplicemente utilizzando il comando salva offerto dai client di posta. Alla richiesta del nome file basterà premere CTRL+V per trovare il giusto percorso in cui salvare il file. Infatti il DMS offre una comoda modalità di acquisizione dei percorsi contestuali all’attività che viene svolta, semplicemente posizionando il puntatore del mouse sull’area DMS e premendo il tasto destro.
È certo più complicato spiegarlo che farlo.
Nel caso in cui sia necessario acquisire il documento attraverso uno scanner, basteranno anche qui pochi click per acquisire direttamente il documento e salvarlo nel posto giusto.

Terza considerazione
Quando sarà necessario consultare gli ordini di un cliente (i documenti originali) , non sarà più necessario chiedere “dove” si trova il file o farsi portare una fotocopia del documento. Direttamente dalle anagrafiche o nella gestione ordini è presente la zona DMS che consente (se ne abbiamo il diritto) di accedere all’area dedicata e di aprire in men che non si dica il documento originale.
Le funzionalità del modulo DMS si estendono all’intera gestione aziendale, consentendo di centralizzare e organizzare al meglio la struttura dati di tutta l’Azienda.
L’amministratore del sistema definisce o semplicemente accetta la struttura proposta e tutta gli addetti la utilizzano senza necessariamente saper perché e dove si trovano i dati.
Nella parte contabile ad esempio, è possibile avere in automatico una copia conforme dei registri fiscali stampati in definitivo. Le procedure, mentre stampano i registri contabili, creano una “copia conforme” dei documenti in formato PDF (il formato standard di scambio dati più diffuso). Ciò significa che successivamente per consultare il libro giornale o i registri IVA il consulente o il responsabile dell’ufficio non dovrà necessariamente avere in mano una copia di carta, ma può consultare il documento in formato elettronico (sempre che il suo profilo utente glielo consenta), così come una copia del documento può essere spedita via e-mail al proprio fiscalista o consulente.
Le funzionalità DMS possono essere utilmente utilizzate in fase di fatturazione, creando in automatico Fatture elettroniche (sempre in formato PDF) che saranno inviate automaticamente via e-mail al nostro cliente, mentre una copia per conoscenza viene inviata ad un indirizzo di controllo, normalmente quello del responsabile dell’ufficio.
La legge oggi consente di sostituire il tradizionale invio cartaceo del documento con l’invio in formato elettronico, purché stampabile, per ottenere una copia su carta, consultabile anche indipendentemente dal sistema informativo.
È possibile che vengano inviati documenti via e-mail anche se il pc non ha installato outlook o un account di posta.
Infatti il sistema DMS include complete funzionalità di client di posta elettronica in grado di funzionare in modo del tutto indipendente da MS Outlook o dal client di posta presente sul pc.
Inoltre, utilizzando le funzionalità DMS sarà possibile configurare direttamente il formato per l’inoltro elettronico di alcuni documenti, tra cui le fatture, per aderire alle richieste dei clienti. Sono infatti sempre di più le aziende (soprattutto le grandi aziende) che richiedono ai propri fornitori l’invio delle fatture secondo un “tracciato” da esse definito.